Creación de proyecto y facturación

parte de horas

Con Odoo podemos gestionar proyectos y facturarlos con diferentes configuraciones. En este caso gestionaremos proyectos mediante la facturación de horas en partes de trabajo.  

Creación del proyecto

Desde el módulo Proyectos, seleccionamos la opción Crear.

En esta ventana tenemos los siguientes campos:

  • Nombre del proyecto: Nos permite asignar un nombre al proyecto.
  • Facturable: Mediante esta opción indicaremos si el proyecto es facturable o no.
  • Partes de horas: Habilita el control de horas en el proyecto. 
  • Crear tareas enviando un correo electrónico: indicamos un pseudónimo para el proyecto. Todos los correos que se envíen a esa cuenta crearan tareas en el proyecto de forma automatizada.


Creación de tareas e imputación de horas

Dentro del proyecto, podremos crear las tareas necesarias para su gestión , pudiendo imputar las horas utilizadas en cada una de ellas.

Para ello deberemos acceder al proyecto en cuestión y seleccionar la opción Crear, lo que nos permitirá ir creando las tareas.

Previamente deberemos definir las etapas de nuestro proyecto desde el menú configuración.

Partes de horas

Accediendo a cada tarea encontramos una pestaña Parte de horas donde podremos ir registrando el tiempo invertido en cada tarea por cada empleado que participe en el proyecto.

Estas horas serán facturadas posteriormente al cliente desde el proyecto.

Para continuar con la configuración será necesario realizar unos pasos antes de proceder con la facturación:

  1. Asociar un cliente al proyecto: Este proyecto pertenecerá a un cliente, al cual deseamos facturar las horas invertidas. Para poder realizar la facturación será necesario seleccionar el cliente al que hay que realizar dicho cargo por las horas registradas en el parte de horas.

2. Las tareas también deberán estar asociadas al cliente, además, deberemos configurar un campo llamado Elemento del pedido de venta.

3. Disponer de un producto que sea facturable por horas, es decir, su política de facturación ha de ser por parte de horas.

4. Realizar una venta, en la cual venderemos el producto mencionado en el punto anterior. De esta manera, podremos hacer la asociación entre la venta, el proyecto y las horas invertidas.

5. Hacer la factura desde el proyecto.


Asociar el proyecto a un cliente

Dentro del módulo de proyecto, seleccionamos un proyecto y lo editamos, añadiendo el clientes al que vamos a facturarle las horas realizadas. Al realizar la asociación del proyecto con el cliente podremos visualizar una nueva pestaña en el proyecto denominada Facturación.

En esta pestaña podremos ver un campo para añadir Artículo de pedido de ventas predeterminado, además de la opción Agregar línea con las columnas:

  • Empleado: Persona que ha invertido el tiempo.
  • Elemento del pedido de venta: Podremos seleccionar el producto o productos configurados y que estén en un pedido de venta dirigido al cliente al que está asociado el proyecto.
  • Precio unitario: Campo automático que reflejará el precio unitario establecido en el pedido de venta.
  • Costo: Coste por hora del empleado.

Imputación de horas

Vamos imputando el tiempo invertido en la tarea en cuestión para proceder posteriormente realizar una venta al cliente reflejando todas las horas invertidas. El total de horas lo podemos visualizar desde la ficha de cada proyecto y desde el módulo de partes de horas filtrando por proyectos.


Configuración del producto

El producto deberá ser configurado de la siguiente manera para poder reflejar las horas en el parte y poder facturar los diferentes partes de forma automatizada:

  • Tipo de producto: Servicio. 
  • Política de facturación: basada en parte de horas.

Ventas

Para poder facturar las horas invertidas en el proyecto deberemos realizar una venta dirigida hacia el mismo cliente que tiene asociado un proyecto y con el producto que hemos configurado en el paso anterior. 

Dicha ventas debe estar Confirmada, es decir debe ser un pedido de venta, así podremos asociar las horas imputadas a la venta del producto.


Facturar las horas

En las tareas hemos imputado una serie de horas. Estas horas serán facturables una vez hayamos realizado una venta. 

¿Cómo facturar las horas y relacionar con la venta?: deberemos acceder a la tarea en la cual hemos imputado las horas y configurar el campo Elemento del pedido de venta, seleccionando la venta que hemos realizado al cliente en cuestión.

Facturar

Una vez relacionadas las horas imputadas en la tarea con el pedido de venta y el cliente, podremos acceder al proyecto y establecer qué vamos a facturar. Para ello debemos acceder a la pestaña Facturación y establecer los diversos valores:

  • Primero, en el campo Artículo de pedido de ventas predeterminado podemos establecer si es necesario el artículo en cuestión. Seguidamente, deberemos seleccionar la opción Agregar línea y rellenar los campos:

    • Empleado: establecer al empleado que ha realizado la imputación de horas.

    • Elemento del pedido de venta: seleccionar el elemento que se ha establecido en la tarea.

    • Precio unitario: Se trata de un campo calculado, por lo que no estableceremos ningún valor.

Clicamos en Guardar y mostrará la opción Crear factura, desde donde podremos facturar las horas pendientes de pasar al cliente  o elegir un periodo de fechas de partes de horas.


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